Notepad++로 프로젝트 일정 관리하기

SI 업체가 아닌 증권회사 전산실의 삐리한 PM 으로써 역할을 해온 지도 벌써 5년.

PM 역할을 제대로 알지 못하고 처음 PM 을 맡던 날은 공책 두 권을 사서 한 권은 팀원 별로 하는 일과 특징을, 다른 한 권은 팀 내 진행 업무를 기록했던 게 기억나네요.

그러다 세월이 흘러 그 유명한 “소중한 것 먼저 하기”를 알게 되고 몇 번의 공개 세미나에 참석한 후 거금을 들려 프랭클린 플래너를 구입해 프로젝트를 관리하기 시작했습니다.

프랭클린 플래너만의 특징은 역시 그날 할 일의 우선순위를 A, B, C 식으로 정하고, 반드시 하고 넘어가야 하는 일을 챙길 수 있다는 장점이 있었습니다. 또한 다이어리에 일자별로 한 장씩 주요 내역을 기록할 수 있어, 회의나 중요한 내용을 기록할 수 있어 좋았습니다.

 

프랭클린 플래너의 단점은, 어제 해야 하는 일이 오늘도 이어질 경우, 또 내일이후에도 이어질 경우, 반복해서 같은 내용을 “오늘의 우선업무” 난에 적어야 한다는 점입니다.  PM 일로 보통 10여 가지의 작은 프로젝트가 동시에 진행되는데 매번 이를 복사해서 적다 보니 게을러 지거나, 소홀해 지더군요.

 

조금 생각을 바꾸어 프랭클린 플래너와 마이크로소프트 아웃룩의 “작업” 기능을 같이 사용하게 되었습니다. 아웃룩은 작업 시작일, 종료일 등을 필수로 기록하게 되어 있어 일정을 날짜 별로 보는데 적합하고, 중요한 회의나 일정은 알림을 해 주기 때문에 잊지 않고 관리할 수 있도록 해 주었습니다.

이러한 아웃룩에도 단점이 있는데, 가장 큰 단점은 너무 무거워서 항상 켜두기 힘들다는 점입니다. 프랭클린 플래너의 경우 항상 책상에 펼쳐두고 보는 데, 아웃룩은 너무 무거운 관계로 주로 SECOND PC 에 실행하고 가끔씩 보게 되는 단점이 있습니다.

또 작업이 쌓여서 수십~수백 개가 되면 제목만 보고 내용을 파악하기 힘들어지고 아웃룩 관리를 조금만 소홀해도 프로젝트 관리에 구멍이 생기게 됩니다. 또한 오늘 챙겨야 하는 프로젝트를 보기 위해서는 각각의 작업을 하나씩 열어서 내용을 확인하고 업데이트해야 하는 단점이 있었습니다.

 

이런 저런 이유로 요즘에는 NOTEPAD++ 로 팀원들의 프로젝트를 관리하게 되었습니다 ^^;

NOTEPAD++ 만의 장점은

-       우선 가볍습니다. 항상 메인 PC 에 켜두고 작업해도 아무런 부담이 없습니다

-       단순 텍스트만으로 이뤄져 있기 때문에 찾기, 편집, 복사가 아주 쉽습니다.

-       어제 작업들은 단순히 COPY & PASTE 만으로 오늘 작업으로 복사할 수가 있습니다.

 

서론이 아주 길었는데 NOTEPAD++를 사용해서 프로젝트 일정을 관리하는 방법은 다음과 같습니다

 

우선 NOTEPAD++ 를 설치하고(http://notepad-plus.sourceforge.net/uk/site.htm 참조)

새 파일을 2개 만듭니다. (NOTEPAD++ 는 파일을 탭으로 보여주기 때문에 파일 2개를 동시에 보면서 작업 가능합니다.)

 

새 파일1 – 1일 TODOLIST.TXT 로 저장

새 파일2 – 완료된 작업.TXT 로 저장

 

 

1일 TODOLIST.TXT 에서는 하루 하루 1일 작업 리스트를 다음과 같은 식으로 작성합니다.

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5/8일 TODO LIST

▶ 티스토리 블로그 쓰기

▶ 10시 TFT 회의

▶ 3시 30분 보고 자료 작성

▶ 프로젝트 2번 챙기기

▤ 프로젝트 1

-       개발담당자: 홍두깨

-       요청자: 기획부 아무개 과장

-       일정: 2007/5/2일~2007/5/15일

-       요청내용 – 간략한 요청내용

-       2007/5/3일 담당자 변경

-       2007/5/4일 화면 테스트 시작

▤ 프로젝트 2

-       개발담당자: 길동이

-       요청자: 예산관리부 돈많아 과장

-       일정: 2007/4/2일~2007/5/15일

-       요청내용 – 간략한 요청내용

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위와 같이 일자별로 TO DO LIST를 만들고 나름대로 마크를 사용하여 일정과 프로젝트를 구분했습니다.

▶ 부분은 그날의 일정이나, 회의, 꼭 챙겨야 하는 일을 기록해 둡니다.

▤ 부분은 프로젝트 내용을 기록하는데 개발담당자, 요청자, 일정, 요청내용 정도는 반드시 기록해야 합니다. 그리고 매일 발생하는 추가적인 내용들을 기록합니다.

 

하루가 지나면 전일 작업일정을 복사해서 만들고 오늘 작업리스트를 만듭니다. (그래서 작업이 완료되지 않는 한 오늘 작업리스트는 자꾸 자꾸 커집니다 ^^)

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5/9일 TODO LIST

(5/8일자 작업내용을 모두 복사)

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5/8일 TODO LIST

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5/7일 TODO LIST

 

프로젝트를 진행하다가 완료가 되면 그 프로젝트는 오늘 자 작업 리스트에서 제거하고 완료된 작업.TXT 파일로 옮깁니다.(내일부터는 이 작업을 복사할 필요가 없기 때문에 작업리스트에는 빼야 합니다) 이런 식으로 완료된 작업.TXT 파일에는 수행이 완료된 프로젝트들이 쌓이게 됩니다.

▤ 프로젝트 1

-       개발담당자: 홍두깨

-       요청자: 기획부 아무개 과장

-       일정: 2007/5/2일~2007/5/8일

-       요청내용 – 간략한 요청내용

-       관련 문서 - \\파일서버\\작업폴더\ABC.DOC

-       2007/5/3일 담당자 변경

-       2007/5/4일 화면 테스트 시작

-       2007/5/8일 프로젝트 정상 완료

 

 

완료된 프로젝트들은 1년 후 정기 감사나 기타 보고 자료를 만들기 위해 진행한 업무를 찾는데 아주 유용하게 사용될 수 있습니다. (지금까지는 이전 업무일지 워드 문서를 휴지통 뒤지듯 뒤지거나, 아웃룩 작업리스트를 찾아 헤매야 했습니다.)

 

이상 별것도 아닌 NOTEPAD++ 로 프로젝트 일정 관리에 대한 설명을 마칩니다.

 

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